Outils délégué DPD protection des données de la profession d’avocat

Informer et conseiller sur les obligations Informatique et libertés

Formation et sensibilisation des cabinets d’avocat

Le cabinet mettra à disposition des cabinets via une plateforme dédiée :

• une procédure de gestion des droits des personnes concernées ;
• une procédure de gestion des violations de données ;
• une procédure de gestion Informatique et libertés des traitements.

ainsi que les outils suivants :

• • un FAQ ;

• • un abécédaire ;

• • des modules d’e-learning ;

• • des vidéos de formation ;

• • des fiches pratiques ;

• • des guides de sensibilisation ;

• • une veille juridique.

Générateur de mentions d’information

Un générateur de mentions d’information, destiné à vous accompagner dans la création de vos mentions à destination de vos collaborateurs, de vos clients et de toute personne concernée par la mise en œuvre de vos traitements, sera également mis à disposition via la plateforme dédiée.

Contrat type sous-traitant

Le RGPD maintient l’obligation de souscrire un contrat liant le sous-traitant au responsable du traitement, en précise les contours et fixe des exigences strictes.

Cette obligation vous concerne dès l’instant où vous avez recours à des prestataires susceptibles d’avoir accès à des données à caractère personnel (hébergement, solutions en mode Saas, etc.).

Nous mettons à disposition des cabinets d’avocat un contrat type sous-traitant paramétrable, notamment en fonction de votre position de responsable du traitement ou de sous-traitant dans la relation contractuelle.

Contrôler le respect des dispositions et des règles internes du responsable du traitement

Parmi les missions du Délégué à la protection des données, figure celle de contrôler le respect des dispositions du RGPD et des règles internes du responsable du traitement, y compris en ce qui concerne la répartition des responsabilités, la sensibilisation et la formation des membres du cabinet participant aux opérations de traitement, et les audits s’y rapportant.

Afin de rendre efficace la mission du Délégué à la protection des données, il conviendra en effet d’implémenter au sein de votre cabinet une procédure de remontée d’informations et désigner un référent en charge des questions liées à la protection des données à caractère personnel.

Une réunion d’audit annuelle sera également réalisée avec chaque cabinet.

Dispenser des conseils en ce qui concerne l’analyse d’impact

Si le traitement envisagé est un traitement à risque, le responsable du traitement doit conduire une étude d’impact complète, faisant apparaître les caractéristiques du traitement, les risques et les mesures adoptées. Une seule et même analyse peut porter sur un ensemble d’opérations de traitement similaires qui présentent des risques élevés analogues.

Il s’agit notamment :

• des traitements de données sensibles : données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, les données concernant la santé ou l’orientation sexuelle, mais également les données génétiques ou biométriques ;
• des traitements reposant sur « l’évaluation systématique et approfondie d’aspects personnels des personnes physiques », c’est-à-dire notamment de profilage.

Afin de pouvoir assister tout cabinet qui serait amener à devoir réaliser une analyse d’impact, le cabinet Lexing Alain Bensoussan Avocats mettra à sa disposition sur la plateforme dédiée :

• un questionnaire d’identification des traitements nécessitant la réalisation d’une analyse d’impact ;

• une procédure d’analyse d’impact pour les cas où une telle analyse serait nécessaire.

Coopération avec la Cnil

Le Délégué à la protection des données doit coopérer avec la Cnil et faire office de point de contact pour les personnes concernées sur les questions relatives au traitement.

Le cabinet, dans le cadre de cette mission de coopération avec la Cnil, assistera les cabinets d’avocat :

• en cas de présentation d’une analyse d’impact à la Cnil ;

• en cas de contrôle de la Cnil en se rendant sur place ou en se rendant disponible par téléphone et en validant le procès-verbal de contrôle en cas de besoin, étant précisé que la présente mission n’inclut pas l’assistance dans le cadre d’une procédure devant la Cnil.

Assistance en matière de protection des données à caractère personnel

Outre sa fonction de Délégué à la protection des données, le cabinet pourra être amené, sur demande, à assister et à délivrer des consultations sur tout autre sujet en rapport avec la protection des données à caractère personnel.

Ce type de mission se fera dans le cadre d’une proposition d’intervention arrêtée en concertation avec le cabinet concerné.

Réponse harmonisée et adaptée aux contraintes Informatique et libertés spécifiques de la profession d’avocat

Enfin, le cabinet propose, en lien avec le CNB, à l’ensemble des cabinets d’avocat ayant recours à ses services, pour le compte de ces derniers, une réponse harmonisée et adaptée aux contraintes Informatique et libertés spécifiques de la profession d’avocat notamment grâce à :

1. 1. la rédaction de procédures communes ;

1. 1. l’établissement de référentiels ;

1. 1. des formations / Informations ;

1. 1. une veille juridique ;

1. 1. une base de connaissance spécifique ;

1. 1. des fiches pratiques ;

1. 1. la mise en place d’outils collaboratifs.

Cartographie légale du cabinet d’avocat

Pour accompagner au mieux chaque cabinet d’avocat dans sa mise en conformité au RGPD, le cabinet propose de réaliser une radiographie juridique sous forme de cartographie qui comprend une première analyse de la situation en vue de :

• identifier les écarts de conformité entre l’existant et les exigences du RGPD tant sur le plan juridique qu’organisationnel ;

• informer et conseiller les cabinets d’avocat de manière personnalisée, cadencée et par ordre de priorité tant sur le plan juridique qu’organisationnel sur les actions de mise en conformité à mettre en œuvre.