Dématérialisation et archivage électronique
Archives publiques
L’externalisation de la gestion des archives publiques
La loi relative aux archives a été promulguée le 15 juillet 2008. Elle améliore la protection des archives publiques, facilite leur accès et prévoit une possibilité de conservation auprès d’entreprises privées. Cette possibilité est encadrée strictement et ne concerne que les archives qui n’ont pas encore fait l’objet d’une sélection pour devenir des archives définitives, c’est-à-dire les archives courantes et intermédiaires. La loi précise également que cette possibilité d’externalisation concerne uniquement les archives publiques non soumises à l’obligation de versement dans un service public d’archives. L’externalisation est envisageable pour tout producteur d’archives publiques au sens de l’article L. 211-4 du Code du patrimoine (Etat, collectivités territoriales, établissements publics et autres personnes morales de droit public ou personnes de droit privé chargées de la gestion d’un service public dans le cadre de leur mission de service public). Cette ouverture n’est pas réellement une innovation, il s’agit en fait de consacrer une pratique qui s’est développée depuis une vingtaine d’années, consistant pour les services producteurs d’archives publiques à confier, la plupart du temps, par manque de place et de temps, le stockage de leurs documents à des entreprises privées spécialisées dans ce domaine.
Cette pratique s’est développée de façon confuse et sans encadrement juridique, ou du moins à titre exceptionnel et sous certaines conditions au titre de la circulaire du 16 janvier 1997 sur les relations des administrations et des organismes publics avec les sociétés d’archivage privées pour la conservation d’archives publiques destinées à l’élimination, ce qui à terme, risquait de représenter un risque pour certaines archives publiques à caractère sensible. La loi instaure donc d’une part, pour ces entreprises d’archivage un régime d’agrément préalable avec évaluation et contrôle par la direction des Archives de France, d’autre part, elle impose à la personne qui en fait la demande de déclarer ce dépôt à l’administration des archives. Les modalités d’agrément, de déclaration à l’administration des archives et le contenu des contrats d’archivage seront détaillés ultérieurement par décret en Conseil d’État.
Par ailleurs, pour éviter que le régime de l’hébergement des données de santé à caractère personnel diffère selon que les données considérées ont été ou non constituées dans des établissements de santé publics soumis à la législation sur les archives publiques, la loi prévoit que les données de santé à caractère personnel sont déposées dans les conditions prévues à l’article L. 1111-8 du code de la santé publique. En effet, l’article L. 1111-8 du code de la santé prévoit la faculté pour les professionnels de santé ou les établissements de santé, ou la personne concernée, de déposer des données de santé à caractère personnel auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet par le comité d’agrément des hébergeurs de données médicales défini à l’article R. 1111-11 du code de la santé publique. Un dernier alinéa à l’article L. 212-4 a donc été ajouté à cet effet.
La loi prévoit enfin que le Gouvernement devra présenter au Parlement, au plus tard le 16 juillet 2009, puis tous les trois ans, un rapport portant sur les conditions de collecte, classement, conservation et communication des archives en France. Ce rapport présentera en particulier, les mesures destinées à assurer la pérennité des archives numériques (art. 36 de la loi).
Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives
(Mise en ligne Juillet 2008)